香典返しの挨拶状の文面は、大きく分けて「会葬やお供えへの感謝の気持ち」、「故人の法要が滞りなく行なわれたことの報告」、「本来は喪主が直接挨拶に伺うべきだが、書面や配送による略儀で済ませることへのお詫び」から成り立っています。

具体的な文例にはさまざまなものがありますが、頭語には「謹啓」、結語には「敬具」を使い、時候の挨拶は通常は入れません。ここでは仏式の一例の文面をご紹介します。

「謹啓　先般〇〇永眠の際にはご懇篤なご弔辞を頂き、その上ご鄭重な御供物を賜り誠に有り難うございました。ご芳情の程、厚く御礼申し上げます。本日（戒名欄）初七日法要を営みました。就きましては供養のお印までに心ばかりの品をお送りいたしますので、なにとぞご受納くださいますようお願い申し上げます。敬具」

香典返しの挨拶状は、一般的に忌明けの法要を終えた報告と兼ねることが多いです。そして仏式と神式では忌明けの日数が異なってきます。香典返しの挨拶状を送る時には、香典返しの品と一緒に送ることが一般的です。

仮に香典返しをしない場合は、挨拶状にその理由を記します。次に香典返しの挨拶状の例文ですが、葬儀に対するお礼を述べます。そして無事に忌明けが終わったことを報告し、それに対してのお礼の品を送ったことを記します。

さらにお礼の品を受け取って欲しいということを希望し、最後に挨拶状で失礼することを書きます。また一例として、故人の生前に対しての厚誼を記すこともできます。そして文章の締めくくりとして、葬儀に対してのお礼をもう一度述べます。

忌明けと香典返しを兼ねた挨拶状は、上記のような例文になります。

忌明けの挨拶状は、仏式では四十九日法要が終わった頃に出す挨拶状の事を言います。無事に忌が開けたことを知らせるとともにお礼を述べるものです。香典返しをする場合には、この忌明けの挨拶状を添えて送るのが一般的です。

忌明けの挨拶状はハガキに印刷したものやカードに印刷したものが用いられますが、会社用の場合には、カードに印刷したものをさ封筒に入れる形式が一般的です。丁寧な形にするという場合には、奉書封筒に入れるようにします。

封筒の表面中央に縦書で「挨拶状」と書き、裏面には喪主の住所・氏名を記載するようにします。不幸が重ならないようにという思いを込め、二十封筒は使わないようにしましょう。挨拶状は縦書が一般的です。